Kebijakan Privasi LiGaMu

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Wonogiri ("kami") menghargai privasi setiap pengguna LiGaMu ("Anda"). Kebijakan ini menjelaskan data apa yang kami kumpulkan, bagaimana kami menggunakannya, hak Anda atas data tersebut, serta langkah perlindungan yang kami terapkan.

Kebijakan ini disusun mengacu pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (sebagaimana diubah dengan UU 19/2016), serta peraturan turunannya.

1. Pengendali Data

Pengendali Data Pribadi atas pemrosesan yang dilakukan di LiGaMu adalah:

  • Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Wonogiri
  • Alamat: Komplek GOR Giri Mandala, Jl. Raya Wonogiri, Donoharjo, Wuryorejo, Wonogiri 57614
  • Email: datadisarpuswonogiri@gmail.com
  • Telepon: (0273) 321303

2. Data yang Kami Kumpulkan

2.1 Data yang Anda Berikan Langsung

Saat mendaftar atau menggunakan layanan, kami mengumpulkan:

  • Data identitas — nama lengkap, jenis kelamin, NIK (opsional)
  • Data kontak — alamat email, nomor handphone
  • Data domisili — desa/kelurahan, kecamatan, alamat lengkap
  • Data pekerjaan — pekerjaan, instansi/sekolah, kategori anggota
  • Kredensial akun — kata sandi (disimpan dalam bentuk hash, tidak pernah disimpan dalam teks asli)
  • Foto profil — bila Anda mengunggah

2.2 Data Aktivitas Layanan

Sistem mencatat aktivitas Anda di aplikasi untuk keperluan operasional dan layanan:

  • Riwayat peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan
  • Reservasi dan wishlist
  • Pengajuan online dan status sirkulasi
  • Kunjungan fisik (buku tamu)
  • Riwayat percakapan dengan layanan AI
  • Pencarian dan halaman yang dikunjungi
  • Notifikasi yang dikirim dan dibaca

2.3 Data Teknis

Saat Anda mengakses LiGaMu, peramban Anda secara otomatis mengirimkan:

  • Alamat IP (dianonimkan untuk keperluan analitik agregat)
  • Jenis peramban, sistem operasi, dan resolusi layar
  • URL rujukan dan waktu kunjungan
  • Pengaturan aksesibilitas yang Anda pilih (disimpan di peramban Anda)

3. Dasar Hukum Pemrosesan

Kami memproses data pribadi Anda atas dasar:

  • Persetujuan Anda saat melakukan pendaftaran (Pasal 20 ayat (2) huruf a UU PDP)
  • Pelaksanaan perjanjian layanan keanggotaan perpustakaan (huruf b)
  • Pelaksanaan tugas dalam rangka kepentingan umum sebagai instansi pemerintah daerah penyelenggara layanan perpustakaan (huruf d)
  • Pemenuhan kewajiban hukum sesuai peraturan kearsipan dan perpustakaan yang berlaku (huruf c)

4. Tujuan Penggunaan Data

Data pribadi Anda digunakan untuk:

  • Penyelenggaraan layanan keanggotaan dan sirkulasi (peminjaman, pengembalian, reservasi)
  • Identifikasi dan verifikasi anggota di meja sirkulasi
  • Pengiriman notifikasi terkait pinjaman (jatuh tempo, persetujuan, reservasi tersedia)
  • Penyusunan statistik agregat layanan perpustakaan (tanpa identitas individu)
  • Peningkatan kualitas koleksi dan layanan berdasarkan tren penggunaan
  • Personalisasi rekomendasi koleksi (bila Anda menggunakan fitur AI)
  • Komunikasi resmi terkait keanggotaan, kebijakan, dan kegiatan literasi
  • Pencegahan penyalahgunaan layanan dan keamanan sistem

5. Pihak yang Menerima Data

Kami tidak menjual data pribadi Anda kepada pihak manapun. Data dapat dibagikan terbatas kepada:

  • Pustakawan dan administrator yang berwenang untuk keperluan operasional layanan
  • Penyedia layanan teknis yang bekerja atas instruksi kami (hosting, email, layanan AI), dengan perjanjian kerahasiaan
  • Aparat penegak hukum bila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau perintah pengadilan
  • Instansi pemerintah lain bila diperlukan dalam rangka kerjasama resmi, dengan dasar hukum yang jelas

Setiap penerima data wajib menjaga kerahasiaan dan hanya menggunakan data sesuai tujuan yang telah ditentukan.

6. Layanan Pihak Ketiga

LiGaMu menggunakan beberapa layanan pihak ketiga untuk menjalankan fungsi tertentu:

  • Google Fonts — penyajian font web (Plus Jakarta Sans, Lora, JetBrains Mono)
  • Tabler Icons CDN — penyajian ikon antarmuka
  • Penyedia layanan AI — pemrosesan permintaan chatbot dan rekomendasi cerdas
  • Penyedia email — pengiriman notifikasi sistem
  • OpenLibrary / Google Books — pengambilan metadata dan sampul buku otomatis (tidak melibatkan data Anda)

Akses ke layanan-layanan tersebut tunduk pada kebijakan privasi masing-masing penyedia.

7. Penggunaan Cookie dan Penyimpanan Lokal

LiGaMu menggunakan cookie dan penyimpanan lokal peramban (local storage) untuk:

  • Cookie sesi — mempertahankan status login Anda selama sesi penggunaan
  • Cookie keamanan — perlindungan terhadap serangan CSRF (Cross-Site Request Forgery)
  • Penyimpanan lokal — menyimpan preferensi aksesibilitas (ukuran font, kontras, dll)

Anda dapat menghapus cookie melalui pengaturan peramban kapan saja. Namun, menghapus cookie sesi akan membuat Anda harus login ulang.

8. Penyimpanan dan Masa Retensi Data

Data pribadi Anda disimpan selama:

  • Data akun aktif — selama akun masih aktif digunakan
  • Riwayat peminjaman — disimpan untuk keperluan statistik dan audit, sesuai ketentuan kearsipan
  • Akun tidak aktif — dapat diberi status expired setelah periode tidak aktif yang lama; data dasar tetap disimpan untuk keperluan reaktivasi
  • Riwayat percakapan AI — disimpan untuk peningkatan layanan; dapat dihapus atas permintaan Anda
  • Log teknis — disimpan dalam jangka pendek untuk keperluan keamanan dan diagnostik

Setelah masa retensi berakhir atau atas permintaan Anda yang sah, data akan dihapus atau dianonimkan.

9. Hak Anda atas Data Pribadi

Sesuai UU PDP, Anda memiliki hak-hak berikut atas data pribadi Anda:

  • Hak mengakses — meminta salinan data pribadi yang kami simpan tentang Anda
  • Hak melengkapi dan memperbarui — memperbaiki data yang tidak akurat atau tidak lengkap
  • Hak mengakhiri pemrosesan — meminta penghentian pemrosesan dalam kondisi tertentu
  • Hak menghapus — meminta penghapusan data pribadi, dengan pengecualian data yang wajib disimpan menurut peraturan
  • Hak menarik persetujuan — menarik persetujuan yang sebelumnya Anda berikan
  • Hak memperoleh data pribadi — dalam format yang umum digunakan
  • Hak menunda dan membatasi — pemrosesan data pribadi secara proporsional

Untuk menggunakan hak-hak ini, hubungi kami melalui Tanya Pustakawan atau email. Kami akan menanggapi paling lambat 14 hari kerja sejak permintaan diterima.

10. Keamanan Data

Kami menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasional yang wajar untuk melindungi data pribadi Anda:

  • Kata sandi disimpan dengan perlindungan terkondisi 
  • Komunikasi antara peramban dan server menggunakan enkripsi HTTPS
  • Akses ke panel administrasi sesuai ketentuan terbatas 
  • Standart Perlindungan terukur 
  • Pencatatan aktivitas administrator untuk keperluan audit
  • Backup berkala untuk pemulihan data 

Meskipun kami berupaya semaksimal mungkin, tidak ada sistem yang sepenuhnya aman. Bila terjadi insiden kebocoran data yang berdampak material terhadap Anda, kami akan memberitahu Anda dan otoritas berwenang sesuai ketentuan UU PDP paling lambat 3×24 jam sejak insiden diketahui.

11. Privasi Anak-anak

Layanan ini dapat digunakan oleh anak-anak (pelajar) dengan ketentuan:

  • Anak di bawah usia 18 tahun sebaiknya mendaftar dengan persetujuan dan pendampingan orang tua/wali
  • Data anak diperlakukan dengan kehati-hatian lebih dibandingkan data dewasa
  • Orang tua/wali dapat mengajukan permintaan terkait data anak melalui kontak resmi kami

12. Layanan AI dan Privasi

LiGaMu menyediakan beberapa fitur berbasis kecerdasan buatan (Chatbot Tanya LiGa, AI-Serv, Rekomendasi Cerdas). Khusus untuk fitur AI:

  • Pertanyaan yang Anda ajukan dikirim ke penyedia layanan AI pihak ketiga untuk diproses
  • Riwayat percakapan disimpan untuk peningkatan layanan internal
  • Jangan masukkan data sensitif (NIK lengkap, password, data kesehatan, dll) ke dalam percakapan AI
  • Rekomendasi yang diberikan AI bersifat saran — Anda tetap berhak menerima atau menolak

13. Pemindahan Data ke Luar Wilayah Indonesia

Beberapa layanan pihak ketiga yang kami gunakan (terutama penyedia AI) mungkin memproses data di luar wilayah hukum Indonesia. Pemindahan demikian dilakukan dengan menerapkan langkah perlindungan yang setara dengan tingkat perlindungan UU PDP, sesuai Pasal 56 UU PDP.

14. Perubahan Kebijakan

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Setiap perubahan material akan diberitahukan melalui:

  • Pengumuman di halaman beranda LiGaMu
  • Email kepada anggota terdaftar (untuk perubahan signifikan)

Penggunaan layanan setelah pembaruan kebijakan dianggap sebagai persetujuan atas perubahan kebijakan terbaru.

15. Penyelesaian Sengketa

Bila Anda merasa hak privasi Anda tidak terlindungi dengan baik, kami mengajak Anda untuk:

  1. Menghubungi kami terlebih dahulu melalui kontak di bawah — kami berkomitmen menanggapi setiap keluhan dengan serius
  2. Bila tidak ditemukan penyelesaian, Anda berhak mengajukan pengaduan kepada lembaga pelindung data pribadi sesuai ketentuan UU PDP
  3. Penyelesaian sengketa dapat ditempuh melalui musyawarah, mediasi, atau jalur hukum sesuai peraturan yang berlaku

16. Kontak

Pertanyaan, keluhan, atau permintaan terkait data pribadi dapat disampaikan melalui:

  • Email — datadisarpuswonogiri@gmail.com
  • Telepon — (0273) 321303
  • Formulir online — Tanya Pustakawan
  • Datang langsung — meja informasi Perpusda Wonogiri pada jam layanan

Dokumen ini disusun dalam bahasa Indonesia. Bila terdapat perbedaan dengan terjemahan dalam bahasa lain, versi bahasa Indonesia yang berlaku.